Unter Dokumentenmanagement verstehen wir die Aufbereitung der technischen Anlagendokumentation zusammen mit einem modernen Kennzeichensystem um die Zugriffszeiten für Dokumente sehr gering zu halten.

Dokumente sind Wissensträger der technischen Anlage und müssen deshalb ständig im Zugriff für das Betriebspersonal sein. Aus dem BGB und dem Produkthaftungsgesetz leiten sich die Pflichten des Herstellers / Lieferanten und des Betreibers ab:

    • Konstruktionspflicht

    • Fabrikationspflicht

    • Instruktionspflicht

    • Produktbeobachtungspflicht

    • Betriebsorganisationspflicht

Die rechtliche Bedeutung der Instruktion besteht darin, dass sie als Teil des Produktes bzw. der Sache angesehen wird. Fehlt sie, ist unvollständig oder fehlerhaft, ist in der Folge davon das ganze Produkt fehlerhaft. Der Hersteller bzw. Lieferant kann für daraus resultierende Schäden haftbar gemacht werden.


Der Bereich gliedert sich in das Datenmanagement und das Dokumentenmanagement auf welche beide unmittelbar zusammen gehören.


Datenmanagement

Dok manag_KKSDie ingenieurbüro gabo gmbh bietet in ihrem Leistungsbereich Dokumentenmanagement die Aufnahme / Erfassung der vorhandenen technischen Anlagendokumentation in Verbindung mit dem Abgleich der technischen Anlage vor Ort an. Dabei wird die Projektabwicklung von der Kennzeichnungsanwendung bis zur Dokumentationserfassung mit unserem eigenentwickelten Erfassungswerkzeug AVIS / ADAM jeweils an die Situation des Kunden angepasst.

Datenmanagement beim Neubau von Kraftwerksanlagen

Bei Neubauanlagen begleitet die ingenieurbüro gabo gmbh den Kraftwerksbauer in Bezug auf die Übernahme von Daten- und Dokumenten von den Lieferanten und Unterlieferanten. Beim Neubau von Kraftwerksanlagen wird eine Vielzahl von Informationen und Dokumenten in den verschiedensten Formen vom Errichter erstellt und an den Betreiber übergeben. Alle Informationen und Dokumente dienen letztendlich zur Sicherung eines Störungsfreien Betriebes gegenüber Mensch, Maschine und Umwelt. Eine wichtige Aufgabe ist es deshalb, dass der zukünftige Betreiber der Kraftwerksanlage alle ihm übergebenen Daten- und Dokumente in einer Form und Qualität übernimmt, damit diese Aufgabe erfüllt werden kann.

Die Abwicklung und Prüfung der vom Lieferanten übergebenen Daten und Dokumente soll im engen Zusammenhang mit dem Aufbau eines Datenmanagements zur Bereitstellung der Anlagendaten für den Betrieb und dem Aufbau eines Archives zur Übernahme der Dokumente erfolgen. Dabei sollen die Dokumente im Datenmanagement so erfasst sein, dass alle für den Anlagenbetrieb relevanten Dokumente über die Anlagenkennzeichnung identifizierbar sind.

Unter dem Datenmanagement ist die Zusammenführung aller Kennzeichnungsdaten, die da-zugehörigen Anlagendaten der Komponenten sowie die Daten für die Wartung und Instandhaltung im Bereich Maschinentechnik, Elektrotechnik, Leittechnik und Bautechnik zu verstehen. Die Anlagendaten sollen von den Lieferanten der Komponenten abgefordert werden und in einem Datenbanksystem bezogen auf die Anlagenkennzeichnung erfasst werden. Die Kennzeichnungsdaten zusammen mit den Anlagendaten und den Wartungsanweisungen wiederum sollen der zukünftige Stammdatenbestand im Betriebsführungs- und Instandhaltungssystem des Auftraggebers sein. Der Auftraggeber hat für die Übergabe der technischen Daten und der Wartungs- und Instandhaltungsinformationen Excel- Tabellen für die einzelnen Datenbereiche festgeschrieben, mit denen die Daten zu übergeben sind.

Folgende Grundschritte können für ein erfolgreiches Datenmanagement gelten:

    1. Erarbeitung des Grunddatenbestandes für die Erfassung der technischen Daten. Mit dem Grunddatenbestand sind alle KKS Kennzeichen der Komponenten gemeint auf deren Ebene die Erfassung der technischen Daten realisiert werden soll.
    2. Einrichtung der Erfassungsdatenbank. Die vom Betreiber vorgegebenen Daten müssen an die Datenbankstruktur angepasst werden. Zu den verschiedenen Komponententypen werden unterschiedliche technische Daten und Wartungsanweisungen erfasst.
    3. Übergabe von Excel- Listen an alle Lieferanten zur Erfassung der technischen Daten und Wartungs- und Instandhaltungsanweisungen. Auswertung aller Datenfelder zu allen Komponententypen.
    4. Bewertung der Leerfelder und Festlegung der neuen Informationsquellen.
    5. Zusammenführung der neuen Informationsquellen und Vervollständigung der Daten in der Datenbank.
    6. Verlinkung von gleichen Komponenten Typen zu unterschiedlichen Kennzeichnungsdaten.


Dokumentenmanagement

Dok Bedarf

Das vorgesehene Dokumentenmanagement setzt im Verlauf der Abwicklung des Projektes mit den anstehenden Aufgaben für die Enddokumentation auf die Technische Richtlinie des jeweiligen Betreibers auf.Die Enddokumentation umfasst sämtliche Unterlagen und Dokumente, die bereitgestellt werden müssen, um ein Kraftwerk in seiner Gesamtheit, sowie in Teilbereichen betreiben, warten, instand halten und rückbauen zu können. Darin sind folgende Teildokumentationen enthalten:

    • Prüf- und Nachweis- und Qualitätsdokumentation
    • Technische Ausführungsdokumentation
    • Betriebs- und Instandhaltungsdokumentation


Die Inhalte der Teilbereiche der Technischen Dokumentation werden in der Richtlinie R 171 des VGB Power Tech durch die Informationsbedarfslisten vorgegeben. Diese Informationsbedarfslisten sind für die Bereiche Maschinentechnik, Elektrotechnik, Leittechnik und Bautechnik von System/Teilsystem bis Betriebsmittelebene im Rahmen vorgegeben. Unter einer Informationsbedarfsliste / Unterlagenbedarfsliste sind die Festlegungen der Einzeldokumentenarten für die jeweiligen Systeme, Teilsysteme und Geräte einer technischen Anlage zu verstehen.

Folgende Aufgaben würden wir im Rahmen der Übernahmen, Prüfung und Erfassung der Technischen Dokumentation empfehlen:

    1. Erstellung einer Dokumentenbedarfsmatrix zur Steuerung, Koordinierung der Dokumentationsübergabe
    2. Übernahme und Registrierung der von den Lieferanten gelieferten Dokumente
    3. Prüfung der Dokumente nach Inhalt, Kennzeichnung und Form
    4. Erstellung eines Berichtswesens zur Koordinierung des Auftraggebers mit den Lieferanten
    5. Aufbau eines Archives mit entsprechender Datenbank.
    6. Aktualisierung des Dokumentenbestandes nach Änderungen durch den Lieferant